Die Buchhaltung ist in den meisten Unternehmen bereits seit vielen Jahren teildigitalisiert. Bilanzen werden in Exceltabellen geführt, Angebote, Rechnungen und Mahnungen mithilfe von Wordvorlagen erstellt und danach per Briefpost verschickt. Im Vergleich mit volldigitalisierten Buchhaltungs- und Bürolösungen ist die Teildigitalisierung aber ineffizient. Wirklich profitierst du von der Digitalisierung erst dann, wenn die einzelnen digitalisierten Teilbereiche wie Zahnräder ineinandergreifen können und sich immer weiter automatisieren lassen. Ich helfe dir dabei, die typischsten Fehler, die bei der Digitalisierung stattfinden, zu identifizieren und zeige dir Lösungen, mit denen du dich der Herausforderung erfolgreich stellen kann.
Statt auf spezialisierte Softwarelösungen setzen viele Unternehmen weiter auf Standardprogramme wie Microsoft Office. Das Problem: Automatisierung ist damit nur sehr bedingt möglich. Stattdessen machen solche Anwendungen es oft erforderlich, einen Workaround nach dem anderen zu entwickeln, um die Unzulänglichkeiten der Software auszugleichen. Dadurch geht viel Zeit verloren.
Weiterhin digitalisieren viele Betriebe die Außenkommunikation nicht hinreichend. Klar, die E-Mail gehört inzwischen für Rückfragen und den schnellen Austausch fast überall dazu. Doch Rechnungen und Mahnungen werden oft weiterhin einzeln erstellt und mit der Post verschickt. Dadurch geht nicht nur wertvolle Zeit verloren, sondern es entstehen auch zusätzliche Kosten. Auch die Terminvereinbarung mit den Kunden wird in vielen Unternehmen nach wie vor einzeln und „von Hand“ vorgenommen.
Buchhaltungs- und Steuerunterlagen sind in vielen Betrieben auch weiterhin papiergebunden. Die zuvor digital angelegten Bilanzen werden nicht selten ausgedruckt und dann zusammen mit externen Rechnungen und Belegen an die Steuerberatungskanzlei übergeben. Das ist nicht nur unfassbar aufwendig und fehleranfällig. Vor allem ist so etwas kaum sinnvoll zu skalieren. Hoffst du dein Unternehmen auf Wachstumskurs zu bringen, solltest du jetzt beginnen, deine Buchhaltung vollständig zu digitalisieren. Denn mit standardisierten Schnittstellen kannst du inzwischen deine Buchhaltungsdaten aus den meisten professionellen Buchhaltungsprogrammen direkt digital an den Steuerberater übergeben und sparst so enorm viel Zeit und Arbeit ein.
Schritt 1
Umstieg auf Smarte Lösung für die Buchhaltung
Schritt 2
Digitale Übergabe der Akten zum Steuerberater
Schritt 3
Backup-Systeme für digitale Daten aufbauen oder entsprechende Tools verwenden
Bessere Lösungen für die Buchhaltung im Handwerk
Für die Buchhaltung in kleinen und mittelständischen Unternehmen gibt es verschiedene sehr gute Anwendungen, die alle ihre eigenen Stärken und Schwächen haben. Ich selbst habe bei mir im Betrieb sehr gute Erfahrungen mit sevDesk gemacht und werde deshalb im Folgenden etwas genauer darauf eingehen. Gleichwohl empfehle ich dir, dich auch mit anderen Lösungen wie zum Beispiel lexoffice auseinanderzusetzen, wenn du mit sevDesk nicht zufrieden sein solltest. Bei der Digitalisierung und Automatisierung deines Unternehmens gibt es nicht den einen „richtigen“ Weg. Du musst die Lösungen und Tools finden, die für dich und deine Firma passen. Da sevDesk aber die Möglichkeit bietet, erst einmal alles ganz unverbindlich und unkompliziert auszuprobieren, ist die Software auf jeden Fall einen Blick wert.
sevDesk
sevDesk wird als sogenannte Software-as-a-Service-Lösung (SaaS) angeboten. Das bedeutet, dass du sevDesk nicht als einmalige Lizenz für viele Hundert Euro erwirbst und dann beliebig lange nutzen kannst. Stattdessen schließt ein Abonnement ab, mit dem du zeitlich begrenzt Zugriff auf die Anwendung erhältst. Updates sind dabei immer inklusive. Für dich hat das den Vorteil, dass du sevDesk erst mal für wenig Geld ausprobieren kannst. Tatsächlich gibt es sogar die Möglichkeit, für 14 Tage komplett kostenlos auf das Angebot zuzugreifen, um es auf Herz und Nieren zu testen. Der Service wird auf dem Desktop als sogenannte Web-App angeboten, die direkt im Webbrowser läuft. Das hat den Vorteil, dass du dich nicht um die Installation der Software kümmern musst. Das Risiko, dass Sicherheitslücken auf deinem System die Integrität der Daten gefährden, wird minimiert. Nachteil ist, dass die Anwendung nur dann nutzbar ist, wenn auch eine Internetverbindung zur Verfügung steht. Zusätzlich zur Web-App gibt es eine Smartphone-App, mit der auf wichtige Daten zugegriffen werden kann und die zugleich als Scanner für Quittungen und Belege dient.
sevDesk wird in drei verschiedenen Varianten angeboten, die einen unterschiedlich großen Funktionsumfang haben und bei monatlicher Abrechnung zwischen etwa 8 € und 46 € kosten. Planst du sevDesk langfristiger einzusetzen, kannst du dich auch für zwei Jahre an den Anbieter binden. Die Preise sinken dadurch erheblich.
Im kleinsten Paket kannst du mit sevDesk lediglich Rechnungen verschicken und erhältst Zugriff auf eine einfache Kundendatenbank. Dieses Paket ist allerdings vor allem für Soloselbstständige gedacht, die keine ausführliche Buchhaltung benötigen. Für dich als Unternehmer im Handwerksbereich dürfte zunächst vor allem das zweitgrößte Paket spannend sein, das zusätzlich Zugang zu allen Buchhaltungsfeatures von sevDesk bietet. Dazu zählen unter anderem eine integrierte digitale Belegverwaltung, der Zugriff auf deine Bankkonten und eine Option, die Umsatzsteuervoranmeldung über die Software zu automatisieren. Das größte und teuerste sevDesk-Paket bietet schließlich Zugang zu einem vollständigen Warenwirtschaftssystem, mit dem du deine gesamte Lagerverwaltung erledigen kannst.
Für den Start würde ich persönlich dir aber empfehlen, erst einmal nur die Buchhaltung über die Software zu machen und diese so zu digitalisieren. Wenn du diesen Prozess abgeschlossen hast, gibt es die Möglichkeit, bei sevDesk in den höheren Tarif zu wechseln und damit auch die Features für das Warenwirtschaftssystem freizuschalten. Einige Funktionen wie das automatische Anmahnen von fehlenden Zahlungseingängen kosten bei sevDesk noch einmal ein paar Euro extra. Es gibt allerdings auch Möglichkeiten, das über spezielle E-Mail-Automatisierungstools wie KlickTipp zu realisieren. Bei der Einrichtung und Verknüpfung der einzelnen Tools unterstütze ich dich im Rahmen meiner Services natürlich gerne.
So funktioniert die automatisierte Buchhaltung mit sevDesk
sevDesks Buchhaltungsmodul bietet eine ganze Reihe sinnvoller Funktionen, die dir viele der lästigen Alltagsaufgaben abnehmen, mit denen du dich als Unternehmer in der Handwerksbranche sonst herumschlagen musst. Nachdem du eine Rechnung erstellt hast, hast du mit sevDesk die Möglichkeit, diese automatisch zu verschicken: wahlweise per E-Mail oder per automatisiertem Postversand. Bei der Ersteinrichtung der Software hast du die möglichkeit, Layout und Textbausteine im Detail zu konfigurieren. Deine Rechnungen, Angebote, Lieferscheine und sonstigen Dokumente sehen so immer gut aus und erhalten ein gemeinsames, bei Bedarf zentral editierbares „Corporate Design“.
sevDesk behält deine Bankkonten in der Folge immer im Blick und ordnet Zahlungseingänge soweit möglich den korrekten Rechnungen und Kundenkonten zu. Geht eine Buchung ein, die nicht klar einzuordnen ist, weist die Software dich darauf hin. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn ein Kunde bei der Überweisung einen falschen Betrag anweist oder die Rechnungsnummer nicht korrekt in den Betreff eingibt. Auch Teilzahlungen können auf diese Weise schnell und unkompliziert einem Kundenkonto oder einer spezifischen Rechnung zugewiesen werden. sevDesk automatisiert also all die lästigen Such- und Konfigurationsaufgaben, die bei der Arbeit mit Excel permanent anfallen.
Belege automatisiert digitalisieren und verwalten
Umgekehrt hast du die Möglichkeit, alle eingehenden Rechnungen und Belege für deine Ausgaben direkt in sevDesk zu importieren. Das kann einerseits über die sevDesk-Smartphone-App geschehen, die über eine integrierte Scanfunktion für Quittungen und andere Belege verfügt. Alternativ kannst du Belege aber auch per Drag and Drop über die Web-App uploaden oder sogar per E-Mail an die Adresse autobox@sevdesk.email hochladen. Letztere Variante erlaubt es, den Upload bestimmter Rechnungen noch stärker zu automatisieren. Das funktioniert mit ohnehin schon digital vorliegenden Belegen genau so gut wie mit eingescannten Papierdokumenten. Der Import geschieht dann wie beim Scannen per Smartphone-App automatisch. sevDesk erkennt per OCR-Technik automatisiert Text und analysiert alle wichtigen Rechnungselemente. Die Software schlägt in der Folge Buchungen vor, die (soweit möglich) eigenständig kategorisiert werden. An dieser Stelle würde ich allerdings empfehlen, immer noch einmal aufmerksam über die vorgeschlagenen Buchungsvorgänge zu schauen. Gerade beim Einscannen von Tankquittungen und anderen Kassenbelegen kann es mitunter dazu kommen, dass einzelne Zahlen oder Buchstaben nicht richtig erkannt werden.
Nach meiner Erfahrung lässt sich durch die Verwendung einer Buchhaltungssoftware mit Konteneinsicht mindestens die Hälfte der sonst für die Verwaltung der Geldeingänge benötigten Zeit einsparen. Gerade wenn du bislang Rechnungen einzeln in Word angelegt hast und die Buchungen in einer Excel-Tabelle verwaltet hast, wirst du staunen, wie viel effizienter die direkte Verknüpfung des Bankkontos mit der Buchhaltung ist. Selbst wenn bei dir viele nicht automatisch zuzuordnende Buchungen eingehen, sparst du durch die direkte Anbindung noch immer eine Menge Zeit. Auch das automatische Importieren von Rechnungen und Belegen bedeutet, obwohl es wie gesagt sinnvoll ist dabei jede Buchung noch einmal mit Argusaugen zu prüfen, eine enorme Zeitersparnis gegenüber der manuellen Bearbeitung. Die digitalisierte Buchhaltung ist damit aus meiner Sicht ein absolutes Paradebeispiel dafür, wie Digitalisierung und Automatisierung im Handwerk für mehr Effizienz sorgen können.
Zusätzlich übernimmt sevDesk für dich die Übertragung der Umsatzsteuervoranmeldung ans Finanzamt. Das funktioniert direkt aus der Web-App über die Elster-Schnittstelle.
Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
Um abschließende Bilanzen zu erstellen, bist du allerdings trotz Buchhaltungssoftware weiter auf die Hilfe einer Steuerberatungskanzlei angewiesen. Auch dabei kann dir sevDesk aber helfen. Einerseits hast du die Option, deinem Steuerberater ohne Mehrkosten direkten Zugang zu deinem sevDesk-Konto zu ermöglichen. Das gibt ihm die Möglichkeit, dort je nach Bedarf mit dir gemeinsam Änderungen an fehlerhaften Buchungen vorzunehmen oder Exporte der Daten auszulösen. Unter anderem unterstützt sevDesk dafür das im Steuerberatungsbereich weitverbreitete DATEV-Format. Diesen Export kannst du auch selbst vornehmen und die Daten danach per Mail oder auf anderem Weg an den Steuerberater weiterleiten. Zusätzlich unterstützt sevDesk eine Reihe von Export-Schnittstellen wie DATEV-Connect, über die die Daten einschließlich Belegen direkt an das Steuerberatungsbüro übertragen werden können.
Diese Vereinfachung der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater ist für mich (zumindest gefühlt) eines der größten Zeitersparnisse, die die digitalisierte Buchhaltung mit sevDesk mit sich bringt. Egal ob auf Papier oder schon digitalisiert und mit herkömmlichen Officeanwendungen verwaltet: Wer schon einmal zum Quartalswechsel ordnerweise Rechnungen, Quittungen und Belege für den Steuerberater zusammenstellen musste, weiß, wie mühselig solche Last-Minute-Aktionen sein können.
Wenn dich Ausdrücke wie Export-Schnittstelle und DATEV-Format jetzt erst einmal verunsichert haben: Keine Panik. Das alles ist wirklich halb so schlimm und bedeutet im Vergleich mit konventionelleren Buchhaltungsverfahren definitiv eine enorme Arbeitsersparnis. Im Alltag kriegst du, das ist ja gerade das Schöne an der Automatisierung, nichts von alledem mit. Außerdem unterstütze ich dich selbstverständlich gerne dabei, die nötigen Prozesse für die Umstellung deiner Buchhaltung zu entwickeln.
Back-up-Systeme und Sicherheit: So schützt du deine Daten
Ein zentraler Punkt bei der Digitalisierung deines Unternehmens ist die Datensicherheit. Der Schritt zum (weitgehend) papierlosen Büro hat, wie beschrieben, enorme Vorteile. Es ist aber natürlich wichtig, sich auch über die Nachteile im Klaren zu sein. Vor allem das Risiko eines Totalverlusts deiner Unterlagen steigt. Während ein Papierarchiv eigentlich nur durch einen Brand vollständig verloren gehen kann, sind digitale Akten wesentlich gefährdeter, durch einen einfachen Anwendungsfehler oder Computercrashs vernichtet zu werden.
Glücklicherweise gibt es eine Vielzahl von Möglichkeiten, deine Daten vor Verlust zu schützen. Eine einfache Lösung sind sogenannte NAS-Festplatten. NAS steht für Network Attached Storage, also in etwa ans Netz angeschlossener Speicher. Solche Systeme agieren wie kleine Datenserver und können regelmäßig mit Kopien deiner gesamten Buchhaltungsunterlagen bestückt werden. Spezialisierte Back-up-Software hilft dabei, die Daten zu versionieren. Dadurch kannst du mithilfe des Systems auch versehentlich veränderte Dateien noch reparieren. Solche Back-ups lassen sich mit wenig Aufwand automatisieren. Alternativ oder zusätzlich kann es auch sinnvoll sein, einen richtigen Server einzurichten, der perspektivisch gegebenenfalls noch weitere Aufgaben übernehmen kann. Ob der Betrieb in deinem Handwerksunternehmen sinnvoll ist, ist allerdings eine sehr individuelle Entscheidung.
Online-Back-up-Lösungen können ebenfalls einen Baustein für deine Sicherungsstrategie darstellen. Dabei gibt es allerdings eine Menge Faktoren zu beachten, die über die eigentliche Datensicherung hinausgehen. Insbesondere die Datenschutzgrundverordnung der Europäischen Union hat hier in den vergangenen Jahren einiges an Bewegung in den Markt gebracht. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen müssen seit die DSGVO greift, verstärkt darauf achten, die Daten ihrer Kunden nur bei Internetunternehmen zu speichern, die sicherstellen, dass die physische Vorhaltung ausschließlich in der EU stattfindet. Ich selbst setze dabei momentan auf den Anbieter MemoMeister. MemoMeister bietet dir nicht nur an, deine Daten für dich zu verwalten, sondern stellt diese per Web-App und Smartphone-Anwendung allen deinen Mitarbeitern zur Verfügung. Dabei ist es natürlich möglich, die Rechte der einzelnen Benutzer im Detail festzulegen, sodass nicht jeder auf alle Dateien zugreifen kann. Zusätzlich können Aufgaben und Anmerkungen auf Basis einzelner Projekte verwaltet werden.
Als besonders praktisch hat sich für uns eine Funktion zur Fotodokumentation erwiesen, die direkt in die Smartphone-App integriert ist. Damit lassen sich Übergabeprotokolle bei Projektabnahmen ohne Umwege mit Fotos ergänzen, die im entsprechenden Projektordner abgelegt werden. Bei der endgültigen Anfertigung der Dokumente im Büro ist so alles an einem Ort gespeichert. Anders als andere Cloud-Dienste bietet MemoMeister dir unbegrenzt viel Speicherplatz für deine Daten. Zudem gibt es die Option, MemoMeister in einer abgespeckten Variante erst einmal kostenlos auszuprobieren. Wenn du momentan noch nicht sicher bist, welches Cloud-Storage-Angebot für dich und deinen Betrieb am besten geeignet ist, hast du so die Möglichkeit, dich mit dem Dienst vertraut zu machen, ehe du dich für ein Abo entscheidest. Auf Wunsch unterstütze ich dich selbstverständlich gerne bei deiner Entscheidung für ein System und helfe dir, die richtigen Prozesse für die Integration in deine bestehenden Workflows zu entwickeln.