Bei der digitalen Transformation kleinerer und mittlerer Betriebe geht es oft erst einmal darum, das richtige Mindset für den Prozess aufzubauen. Dazu ist es wichtig, zunächst zu verstehen, wofür das eigene Unternehmen steht und in welche Richtung es sich entwickeln soll. Denn bei Digitalisierung und Automatisierung gibt es keine One-Size-fits-all-Lösung. Gerade Traditionsunternehmen, zu denen auch Handwerksbetriebe oft zählen, tun sich häufig schwer damit, sich neu zu positionieren und so überhaupt erst den Weg für den Wandel freizumachen. Das betrifft dich als Person und Unternehmer genauso wie das Unternehmen als Ganzes.
Ich unterstütze und begleite dich bei diesem Prozess. Entlang von drei Schlüsselstrategien (“Aus Fehlern lernen”, “Transparente Kommunikation” und “Authentizität”) entwickeln wir gemeinsam eine Vision, die dich und dein Unternehmen auf den anstehenden Wandel vorbereitet.
Die 9 Schritte zum perfekten Business-Mindset für Handwerker
Aus Fehlern lernen
Fehler passieren. Das gilt im Business genauso wie im Privatleben. Und wie im Privaten kommt es auch im Geschäft darauf an, aus diesen Fehlern zu lernen. In der sich beschleunigenden, digitalisierten und automatisierten Welt ist das wichtiger denn je. Dein persönlicher Lebensentwurf und auch die Idee, die du von deinem Unternehmen hast, kann sich im Laufe der Zeit verändern. Aus Fehlern lernen zu können, erfordert die richtige innere Einstellung. Wer gescheiterte Projekte totschweigt, Fehlschläge vertuscht und sich selbst, wenn mal etwas schiefgeht, so schnell wie möglich aus der Affäre zu ziehen versucht, kann aus der Erfahrung nicht lernen. Umgekehrt gilt: Wer einmal das Mindset entwickelt hat, Fehler als Teil des Wandels zu begreifen, findet auch den Mut, unkonventionellere Wege zu gehen und etwas zu wagen. Auch für kleinere Unternehmen des Handwerks ist es heute wichtig, flexibel und lernfähig zu bleiben.
Transparente Kommunikation
„Ehrlich währt“, das wissen wir alle, „am längsten“. Dennoch ist es im Geschäftsleben allzu oft üblich, unpopuläre Entscheidungen in blumige Worthülsen zu verpacken und so zu entschärfen. Das kann gerade für Unternehmen des Mittelstands zum Problem werden. In agilen, automatisierten Unternehmen ist weniger Raum für diplomatisches Geplänkel. Transparente, offene Kommunikation nach innen und außen ist damit wichtiger denn je. Zu erkennen, welche individuellen Strategien dir dabei helfen können, als Unternehmer transparent und authentisch aufzutreten, ist entscheidend für die Entwicklung deines Business-Mindsets. Die Digitalisierung kann ein sinnvolles Werkzeug sein, um deinen Mitarbeitern Feedback-Mechanismen anzubieten, die es leichter machen, dir gegenüber Kritik offen anzusprechen.
Authentizität
Als Unternehmer orientierst du dich oft an deinen Mitbewerbern. Das ist verständlich, hilft dir aber nur sehr bedingt, deinen eigenen Weg zu gehen. Dabei ist kaum etwas anderes so wichtig für deinen langfristigen Geschäftserfolg. Einerseits, weil du und dein Team natürlich besser arbeitet, wenn ihr euch nicht „verbiegt“, um irgendeinem jahrzehntealten Branchenstandard gerecht zu werden. Andererseits aber auch, weil die Kundschaft sich gerade dann für kleinere Unternehmen entscheidet, wenn sie einzigartig auftreten und individuelle Leistungen anbieten können. Besonders im Handwerk ist das für viele Kunden wichtig. Verdeutliche dir, welche Werte, Ziele und Visionen den Rahmen für die Zukunft deines Unternehmens vorgeben sollen. Nicht zuletzt um zu verstehen, wie Automatisierung und Digitalisierung bei dir im Betrieb umgesetzt werden sollen, ist es wichtig, dass du dir ein klares Bild davon machst, wo die Firma in einigen Jahren stehen soll.
Als ich selbst nach der Übernahme des Betriebs meines Vaters damit begonnen habe, das Geschäft zu modernisieren, war ich in vielen Punkten erst einmal etwas überfordert. Es ist eine Sache, sich das ganze Businesswissen aus Büchern und Kursen anzueignen, eine ganz andere, die Theorie dann praktisch umzusetzen. Autofahren lernen wir ja auch vor allem in den Praxisstunden und nicht im Theorieunterricht. Mit Hilfe und etwas Geduld habe ich mir aber einen Werkzeugkasten zusammengestellt, der mir dabei hilft, die oben beschriebenen drei Schlüsselstrategien umzusetzen und zugleich Digitalisierung und Automatisierung voranzutreiben. Hilfreich ist dabei vor allem, mein eigenes Vorgehen immer wieder zu hinterfragen. Bei mir lernst du, welche Tools und Kniffe auch für dich funktionieren können und wie du sie am besten anwendest.
Diese Vorgehensweisen helfen dabei, dein Unternehmen voranzubringen
Perspektivwechsel: der Flugsimulator
Für mich absolut unabdingbar ist es, mich selbst, mein Vorgehen und die Ausrichtung des Unternehmens immer wieder zu hinterfragen. Dabei hilft es, die Perspektive zu wechseln und wie im Flugsimulator alles mit etwas Abstand aus der Vogelperspektive zu betrachten. Sinnvoll ist es dabei zum Beispiel, das Unternehmen in „Abteilungen“ einzuteilen. Auch wenn bei dir wie in vielen Handwerksbetrieben nicht all diese Geschäftsbereiche eine eigene organisatorische Einheit darstellen, hilft es, sie sich vorzustellen. Typischerweise in jedem Unternehmen wichtig sind die Abteilungen Geschäftsführung, Personal, Finanzen, Produktion, Qualitätssicherung, Kooperation und Werbung/PR. Aus der Vogelperspektive kannst du dir verdeutlichen, welche Aktivitäten welchem Bereich zugehören. Der Blick von außen hilft, organisatorische Schwachstellen zu erkennen. Zum Beispiel, weswegen sich trotz hervorragender Arbeit kaum neue Kundenkontakte ergeben oder umgekehrt nicht die Kapazitäten da sind, um die per Werbung angesprochenen Neukunden zu bedienen. Auch wird durch den Perspektivwechsel oft deutlich, wie du die „Abteilungen“ digital miteinander verzahnen um Automatisierungen in Gang zu bringen kannst. Hast du Schwierigkeiten damit, die Perspektive von außen einzunehmen? Dann kann es helfen, tatsächlich einmal mit einer vertrauenswürdigen, externen Person über die „Abteilungen“ zu sprechen. Ein unverstellter Blick kann oft dazu beitragen, die eigene Perspektive aufzubrechen.
Gerade für den Mittelstand wichtig: richtig investieren
Investitionen sind Aufwendungen, die sich direkt oder indirekt auf die Produktivität deines Unternehmens auswirken. Anders als laufende Ausgaben erweisen Zukunftsinvestitionen sich oft erst nach einiger Zeit als nachhaltig. Digitalisierung und Automatisierung können gerade im Handwerk zunächst Geld kosten. Wichtig ist es, dass du dir im Vorfeld klarmachst, ob solche Kosten eine Investition oder nur hinausgeworfenes Geld sind. Dabei hilfreich ist es, den Blick einige Jahre in die Zukunft zu richten. Denn nicht alle Investitionen zahlen sich gleich ab Tag eins aus.
Der Aufbau eines neuen, möglichst papierlosen Systems für die Kundenterminvereinbarung kostet dich zunächst zum Beispiel einfach nur bares Geld. Deine Stammkunden wissen aber noch nichts von den neuen, auch für sie zeitsparenden Möglichkeiten. Stattdessen werden sie weiter anrufen oder Mails schicken, um Termine zu vereinbaren. Einige altmodischere Kunden werden vermutlich sogar auf Dauer dabei bleiben. Dennoch kannst du davon ausgehen, dass die meisten deiner Kunden das neue Angebot mit der Zeit annehmen werden, sodass du viel Zeit sparst und dich auf wesentlichere Aspekte deines Betriebs konzentrieren kannst. Doch bis es so weit ist, muss deine Investition erst einmal gepflegt werden.
Dabei ist es gerade bei längerfristigen Anlagen wichtig, immer wieder zu prüfen, ob die Investition sich noch auf Kurs befindet. Stell dir vor, du pflanzt einen Apfelbaum. Die ersten Jahre wird der Baum noch keine Früchte tragen, muss aber umso aufwendiger gepflegt werden, damit er sich möglichst vorteilhaft entwickelt. Doch was, wenn sich nach zwei oder drei Jahren herausstellt, dass der Baum eine Fehlinvestition war. Zum Beispiel, weil er auf schlechtem Boden gepflanzt wurde. Es ist wichtig, in solchen Momenten einen klaren Blick zu bewahren. Investitionen zahlen sich oft erst nach jahrelangem Warten aus, wer sich als zäh erweist, gewinnt. Andererseits solltest du Zähigkeit und Dickköpfigkeit nicht miteinander verwechseln. Nur weil etwas deine eigene Idee ist, ist es leider nicht immer auch eine gute Idee. Gerade wenn es um Automatisierungs- und Digitalisierungsprozesse geht, solltest du deine Investitionen daher immer wieder prüfen und gegebenenfalls gegensteuern, um Fehlentwicklungen zu vermeiden. Lass vertraute Personen und Mitarbeiter, die sich trauen, dir ihre ehrliche Meinung zu sagen, einen Blick darauf werfen. Erkenne Fehler frühzeitig und steuere gegen. Du hast nichts davon, schlecht investiertem Geld noch mehr frisches Geld hinterherzuwerfen. Umgekehrt kann gut investiertes Geld das „innere Wachstum“ deines Unternehmens vorantreiben. Inneres Wachstum sind sich allmählich positiv auswirkende Investitionen, die von außen über lange Zeit kaum zu sehen sind.
Disruption zulassen: Game Over gibt es nicht
„Der Weg ist das Ziel“, „Dabei sein ist alles“ – wir alle kennen solche Zitate und Sinnsprüche. Wenn wir ehrlich sind, leben wir normalerweise aber nicht danach. Beim Marathon ist das Ziel die Ziellinie, bei den Olympischen Spielen gilt: Wer es nicht aufs Siegertreppchen schafft, war nicht dabei. Ehrgeiz zum Sieg mag im Sport vielleicht sogar eine gewisse Daseinsberechtigung haben, im Geschäftsleben geht es aber nicht darum, ein fixes Ziel zu erreichen. Klar, es gibt auch bei kleineren Betrieben und im Handwerk Zielvorgaben, die erreicht werden müssen. Umsatz, Gewinn, das Abzahlen eines Kredits: Das sind Ziele, die es im Blick zu behalten gilt. Doch das eigentliche Kerngeschäft funktioniert losgelöst davon. Es ist eine Dienstleistung, die immer wieder gebraucht wird. Du baust dein Geschäft nicht auf, um nach dem Überqueren einer gedachten Ziellinie in Stillstand zu verharren.
Das bedeutet aber auch, dass der Betrieb immer in Bewegung und Veränderung bleibt. Du musst agil sein, um auf künftige Entwicklungen flexibel reagieren zu können. Digitalisierung und Automatisierung sind ein guter Schritt, um dein Unternehmen beweglicher zu machen. Mach dir klar, dass du nicht im luftleeren Raum agierst, sondern im Wettbewerb mit anderen Unternehmen stehst, mit Lieferanten und Kunden zusammenarbeiten und auch auf politisch-gesellschaftliche Veränderungen reagieren musst. „Roll with the punches“, sagen die Amerikaner, um auszudrücken, dass Veränderung so unausweichlich ist wie die Angriffe des Gegners im Boxring. Wer nicht darauf reagiert, riskiert das K.O.
Zusammenarbeit mit anderen
Gerade im Handwerk ist es unabdingbar, mit Partnern und Kunden zusammenzuarbeiten. Gute Geschäftskontakte sind wie eine nachhaltige Investition. Egal ob es um Stammkunden, Lieferanten oder vielleicht sogar einen Konkurrenten geht, mit dem du im Rahmen eines Projekts zusammenarbeitest: Mach dir immer klar, dass Zusammenarbeit ein Nehmen und Geben ist. Du investierst Zeit und Geld, im besten Fall tut der Partner das ebenfalls und ihr zieht gemeinsam einen Gewinn, den jeder für sich nicht hätte erwirtschaften können. Agieren deine Partner nur im eigenen Interesse, ist es vielleicht an der Zeit, sich anderweitig umzusehen und neue Partnerschaften zu schmieden.
Doch nicht immer ist egoistisches Verhalten böser Absicht geschuldet. Oft hilft es bereits, gegenüber den Partnern offen anzusprechen, dass du ein Ungleichgewicht siehst. Ehrliche, transparente Kommunikation ist also auch in diesem Bereich von größter Bedeutung.
Zudem ist es auch bei der Zusammenarbeit wichtig, ab und zu die Perspektive zu wechseln. Denn so wie deine Partner für dich eine Investition sind, bist du es auch für sie. Hinterfrage deine eigenen Intentionen und dein Vorgehen und versuche deine beste Leistung in die Zusammenarbeit einzubringen. Das sorgt dafür, dass deine Geschäftspartner auch in Zukunft weiter mit dir zusammenarbeiten. Digitalisierungs- und Automatisierungsprojekte können die Zusammenarbeit mit deinen Partnern vereinfachen. Indem ihr gemeinsame Schnittstellen für die Übergabe digitaler Daten festlegt, wird wie Kommunikation automatisiert und damit schneller. Dadurch wird Overhead abgebaut. Auch weniger lukrative Partnerschaften können auf diese Weise wirtschaftlich attraktiv werden.
Kunden gewinnen und halten
Kundengewinnung ist das A und O für den Erfolg deines Unternehmens. Dabei ist es wichtig zu verstehen, wofür dein Unternehmen steht und welche Zielgruppe du mit deinem Handwerk ansprichst. Auf dieser Basis kannst du dann beginnen, dich mit Werbemaßnahmen zu beschäftigen.
Führ dir deine Zielgruppen genau vor Augen. Richtest du dich mit deinem Angebot vor allem Geschäfts- oder Privatkunden? Alte oder junge Menschen? Versetz dich in deine möglichen Kunden hinein und versuche, ihre Werte und Wünsche zu verstehen. Auch ohne teure Marktforschung kann dieser Perspektivwechsel helfen, dein Unternehmen und die Werbemaßnahmen auf deine Kundschaft abzustimmen. Dabei ganz wichtig: Verbieg dich nicht zu sehr. Ja, der Kunde ist König, aber du hast auch nichts davon, dein Unternehmen um jeden Preis umzukrempeln. Bildlich gesprochen: Ein Kunde, der im Reitsportgeschäft einen Fahrradsattel kaufen will, sollte höflich ans Fahrradgeschäft verwiesen werden. Zu versuchen, ihm stattdessen einen Pferdesattel zu verkaufen, ist Zeitverschwendung und bietet mittelfristig weder ihm noch dem Händler einen Vorteil.
Zudem solltest du nicht versuchen, ewig unzufriedene Kunden glücklich zu machen. Es führt zu nichts. Damit meine ich nicht, dass du Kunden, die berechtigte Reklamationen vorbringen, abwimmeln solltest. Was ich meine, sind die sogenannten Pumuckl-Disliker-Kunden. Der rothaarige Zeichentrick-Kobold Pumuckl ist bei Jung und Alt beliebt. Auf YouTube hochgeladene Clips der Fernsehserie werden von Tausenden Nutzern angeschaut und „geliket“. Doch selbst Pumuckl und Meister Eder kriegen immer auch ein paar Klicks auf den Daumen nach unten ab. Das wird bei deinem Unternehmen nicht anders sein. Egal wie viel Mühe du dir gibst, einzelne Kunden werden immer etwas an deiner Arbeit auszusetzen haben. Es lohnt nicht, sich darauf zu konzentrieren. Ich persönlich versuche inzwischen solche ewig unzufriedenen Nörgler von vornherein durch höhere Preise „abzuwimmeln“. Die zusätzliche Zeit, die es mich kostet, mich mit solchen Kunden auseinanderzusetzen, sind sie einfach nicht wert.
Beschäftige dich stattdessen damit, durch effiziente, (teil)automatisierte Werbung neue Kunden für dein Unternehmen zu gewinnen. Marketing-Automatisierungs-Anwendungen helfen dabei, einmal aufgebaute Kontakte aufrecht zu erhalten. So kannst du statt passivem „Wartemarketing“ aktiv um Kunden werben, ohne andere Aufgaben vernachlässigen zu müssen. Gerade beim Marketing spielen Digitalisierung und Automatisierung ihre Stärken auch für kleine und mittelständische Unternehmen aus dem Handwerksbereich aus.
Das Paretoprinzip nutzen
Das Paretoprinzip wird in der Ratgeberliteratur immer wieder zitiert. Vereinfacht ausgedrückt geht es darum, dass in vielen Bereichen des (Geschäfts)lebens 20 % der Leistung für 80 % der Erträge verantwortlich sind. In der Folge ist es ganz offensichtlich sinnvoll, diese 20 % zu identifizieren und deine Arbeitsleistung darauf zu konzentrieren. Natürlich heißt das nicht, dass du einfach 80 % der Arbeitsleistung deines Unternehmens streichen kannst. Oft ist es aber möglich, gerade in diesen „unproduktiven“ Bereichen mithilfe von Automatisierung für Entlastung zu sorgen.
So habe ich zum Beispiel im Betrieb die Digitalisierung von Baustellenabnahmen vorangetrieben. Statt die Abnahmen vor Ort erst einmal auf Papier durchzuführen, erfolgen sie inzwischen von Anfang an digital. Mithilfe eines Tablets werden alle nötigen Dokumente digital angelegt und unterschrieben. Im Büro stehen so direkt alle notwendigen Informationen am Rechner zur Verfügung. Abgetippt werden muss nichts, die aufwendige Archivierung alter Papierunterlagen entfällt und Fotokopien müssen nicht länger angefertigt werden. Der Arbeitsaufwand für die Verwaltung konzentriert sich jetzt auf die 20 % der Zeit, die tatsächlich Erträge bringen: das Erstellen und Versenden der Rechnungen.
Nach meiner Erfahrung können solche Automatisierungen gerade im Handwerk helfen, enorm viel Zeit einzusparen. Die wichtigsten und spannendsten 20 % der Arbeit eines Handwerksbetriebs finden nicht vor dem Computerbildschirm statt.
