Digitale PDF Formulare
im Handwerk nutzen
Elektronische Formulare sind eine einfache und kostengünstige Option, die Verfahren beschleunigt und Kosten reduziert und gleichzeitig Fehlermöglichkeiten minimiert oder eliminiert.
Hier Angebot einholen
Fabio Celentano
Durchgehend digital: So arbeiten wir mit Formularen
Für kleinere und mittlere Betriebe ist digitale Automatisierung einer der Schlüsselfaktoren, um das Unternehmen fit für die Zukunft zu machen. Dabei spielen eine ganze Reihe von Digitaltechnologien eine Rolle.
Eine besondere Position nehmen Lösungen ein, mit denen Verträge und andere interaktive PDF-Formulare per Tablet direkt beim Kunden ausgefüllt und bearbeitet werden können. Gerade für Handwerksbetriebe, bei denen der Kundenkontakt vor Ort oft eine große Rolle spielt, ist das unwahrscheinlich wertvoll.
Denn dadurch liegen alle wichtigen Dokumente vom ersten Augenblick an digital vor und können ohne Umwege in weitere Automatisierungsprozesse eingebunden werden. Ohne diesen Schritt müssen alle Unterlagen und Verträge zunächst aufwendig digitalisiert werden. Unterschiedliche clevere Programme und Apps helfen dabei, einen smarten Workflow für die Vor-Ort-Bearbeitung digitaler Dokumente zu entwickeln und umzusetzen. Der Cloud-Anbieter MemoMeister bietet sogar ein Allround-Paket an.
Ausgangslage: die Arbeit mit Papierunterlagen
Wer damit beginnt, die ganzen kleinen und großen Prozesse im eigenen Betrieb zu digitalisieren, bemerkt schnell, dass Papier stets für Verzögerungen und zusätzliche manuelle Arbeitsschritte sorgt. Unterlagen und Formulare für Baustellenabnahmen müssen ausgedruckt, von den Mitarbeitern mit zum Kundentermin genommen und dort ausgefüllt werden. Bei Verträgen, selbst wenn sie nicht bei einem Vor-Ort-Termin geschlossen werden, müssen dann häufig noch einzelne Klauseln gestrichen oder neue Vertragsbedingungen ergänzt werden mussten. Bei Projekt- und Baustellenabnahmen muss jedes kleine Detail von Hand (und allzu oft in nur mäßig lesbarer Handschrift) in Freitextfelder eingetragen werden. Um die Unterlagen dann später für andere digitale Prozesse nutzbar zu machen, müssen sie wieder digitalisiert werden. Das bedeutet abtippen, gegebenenfalls separat angefertigte Fotos von einer Baustellenabnahme mit dem Vorgang verknüpfen und das Originaldokument mit allen Unterschriften einscannen und archivieren.
Eine Menge zusätzliche Arbeit, die sich niemandem in Rechnung stellen lässt und damit die Betriebsausgaben unnötig erhöht.
Digitale Formulare: von Anfang an digital
In sehr vielen Fällen ist die Lösung einfach: interaktive digitale Formulare. Statt Papier und Stift nehmen die Mitarbeiter iPads mit zu den Vor-Ort-Terminen bei den Kunden. Per Cloud stehen darauf alle notwendigen Unterlagen zu einem Vertragspartner zur Verfügung.
Alte Verträge, gegebenenfalls die Daten zur vorangegangenen Abnahme einer Baustelle (das kann zum Beispiel bei späteren Wartungsterminen wichtig sein) und die übrigen Kundendaten stehen damit ohne Umwege bereit.
Auch alle Standardformulare wie Vertragsvorlagen oder Abnahmeprotokollbögen können so von den Mitarbeitern direkt abgerufen werden. Selbst dann, wenn im Vorfeld des Termins gar nicht klar war, dass ein bestimmtes Dokument gebraucht werden würde. Beim Eröffnen und Bearbeiten eines neuen Kundenprojekts werden die Unterlagen mit dem Kundenkonto verknüpft und über die Cloud mit dem Office geteilt. Umgekehrt ist es so auch möglich, vom Büro aus schnell und unkompliziert ein paar Veränderungen vorzunehmen und an die Mitarbeiter im Einsatz zurückzuschicken. Das ist zum Beispiel dann relevant, wenn Unterlagen vor der Unterzeichnung noch einmal gegengecheckt werden müssen oder ein nicht-standardisiertes Formular benötigt wird. Auch Fotos, wie sie beispielsweise bei Projektabnahmen angefertigt werden, können direkt mit dem Gerät aufgenommen und in die Akte eingefügt werden. Die Bilder können dann ebenfalls vom Büro aus abgerufen werden, sodass bei Bedarf ein Mitarbeiter, der nicht vor Ort ist, schnell einen Blick darauf werfen kann. Unterschriften können inzwischen genauso problemlos direkt auf dem Tablet erfolgen. So können Verträge tatsächlich durchgehend digital gehalten werden, ohne dass zu irgendeinem Zeitpunkt eine Papierkopie notwendig wird.
MemoMeister
Wie oben bereits beschrieben, bietet der deutsche Anbieter MemoMeister ein gelungenes Allround-Paket für die Bearbeitung und Bereitstellung digitaler, interaktiver PDF-Formulare. Zu den zahlreichen Features des Pakets zählen etwa die direkte Bereitstellung aller Vertragsunterlagen an zentraler Stelle, eine ausgereifte iPad-App für die Arbeit unterwegs und die Option, vollständige Projektberichte auf einen Schlag zu erstellen.
Im Vergleich mit anderen Lösungen fällt bei MemoMeister auf, dass alle Features ineinandergreifen, sodass bei der Implementierung keine Zeit für die Abstimmung unterschiedlicher Programme verloren geht.
Synchronisation, ein Web-Interface für den Zugriff über beliebige Geräte und natürlich die iPad-App machen MemoMeister zu einem abgerundeten Paket, das beim Umgang mit digitalen Formularen keine Wünsche offenlässt. Hinzu kommt, dass MemoMeister ein deutsches Unternehmen ist und die Daten ausschließlich nach den Standards der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verarbeitet. Für kleinere und mittlere Betriebe, die oft keine eigene Fachabteilung unterhalten, ist das ein unschätzbarer Vorteil, da die Arbeit mit den Kundendaten so rechtssicher und dennoch einfach wird.