Prozesse digitalisieren und automatisieren
Hast du erst einmal mit der Digitalisierung des Büros in deinem Handwerksunternehmen begonnen und auch in den übrigen Unternehmensbereichen für die notwendige Infrastruktur gesorgt, kann es mit der Automatisierung kleinerer und größerer Prozesse losgehen. Im Folgenden zeige ich dir einige Optionen, die sich durch die Digitalisierung für dich ergeben. Natürlich gibt es viele weitere Möglichkeiten, Prozesse und Vorgänge in Handwerksbetrieben zu automatisieren. Auf Wunsch unterstütze ich dich gerne dabei, individuell zu identifizieren, welche Automatisierungspotenziale es bei dir im Unternehmen gibt und entwickle mit dir gemeinsam konkrete Ideen und Automatisierungskonzepte.
Erinnerungsnachrichten
Ein einfaches Beispiel illustriert, welche Vorteile alleine automatische Erinnerungsnachrichten für dein Unternehmen haben können. Routineaufgaben fallen in allen Betrieben an. Im Handwerk gehört zum Beispiel die regelmäßige Entsorgung von Werkabfällen dazu. Werden die Abfälle nicht beizeiten fortgeschafft, kann es schlimmstenfalls dazu kommen, dass die Abarbeitung von Aufträgen sich verlangsamt, weil mehr Zeit für das Handling der Rückstände aufgewandt werden muss. Indem du die zuständigen Mitarbeiter automatisch daran erinnerst, einen Tag bevor die Abfälle abgeholt werden, in den Werkbereichen für Ordnung zu sorgen, kommt es gar nicht erst zu solchen Situationen. Dafür aber muss natürlich eine digitale Terminverwaltung eingerichtet werden, die automatisch Aufgaben zuordnet und Erinnerungen an die zuständigen Mitarbeiter sendet.
Auch bei klassischen Büroaufgaben können automatisierte Reminder sinnvoll sein. Etwa um Mitarbeiter auf aktuell priorisierte Aufgaben wie die Bestellung wichtiger Artikel beim Lieferanten hinzuweisen.
Automatisierte Kundenkommunikation
So wie die interne Kommunikation im Unternehmen sich automatisieren lässt, kann auch die Kundenkommunikation transformiert werden. Werbemails mit Standardtarifen lassen sich zum Beispiel mit wenigen Klicks generieren und aussenden. Solche Newsletter gibt es bereits seit den 90er-Jahren. Dank E-Mail-Automatisierungstools wie KlickTipp ist es inzwischen möglich, automatische Mailings wesentlich zielgerichteter an deine Kunden auszusenden. In der Marketingbranche heißt es oft, dass bis zu einem Verkaufsabschluss sieben Kontakte notwendig sind. Das ist im Handwerk meist nicht anders als im reinen Consumerbereich. Das heißt, du musst dich möglichen neuen Kunden ein paarmal in Erinnerung rufen, ehe sie deine Handwerksdienstleistung oder dein Produkt tatsächlich kaufen. Automatisierte E-Mails nach einem ersten Kontakt können dabei helfen. Das können reine Werbeaussendungen sein oder Servicemails, mit denen du deinen Kontakten einen praktischen Mehrwert bietest.
Auch nach dem Verkauf eines Produkts können automatisierte Mails ein wertvolles Marketingtool sein. Zum Beispiel kannst du deinen Kunden im Laufe der Zeit nutzbringende Tipps zu einem bereits gekauften Artikel schicken oder sie an anstehende Wartungen erinnern. Bestenfalls behalten die Kunden dich so positiv in Erinnerung und werden an dein Unternehmen denken, wenn wieder ein Service oder Produkt aus deiner Branche benötigt wird.
Nutzt du zusätzlich ein volldigitales Terminbuchungssystem wie eTermin, kannst du deine Kunden auch automatisch an Termine erinnern. Per Mail oder auf einem anderen Kanal werden sie dann zum Beispiel ein paar Tage vor einem Montage- oder Aufmaßtermin noch einmal angeschrieben. So bleibt dir mehr Zeit, um dich mit individueller Kundenkommunikation zu beschäftigen und dich auf deine eigentliche Hauptarbeit zu konzentrieren.
Auch bei klassischen Büroaufgaben können automatisierte Reminder sinnvoll sein. Etwa um Mitarbeiter auf aktuell priorisierte Aufgaben wie die Bestellung wichtiger Artikel beim Lieferanten hinzuweisen.
Digitale Terminverwaltung
Neben der Buchhaltung ist der Kalender eines der wichtigsten Digitalisierungsziele für moderne Unternehmen. Ein voll digitalisierter Kalender hat sowohl für die interne Kommunikation und Automatisierung große Vorteile als auch für die Automatisierung externer Prozesse und Vorgänge.
Im Kern geht es dabei darum, „unnötige“ Kommunikation einzusparen. Digitale Kalender lassen sich für das ganze Unternehmen zentral pflegen. Im einfachsten Fall bedeutet das, dass du als Geschäftsführer den Kalender für alle Mitarbeiter befüllst und diese ihre Termine per Smartphone oder Desktop-Rechner abrufen können, statt lange abzusprechen, wer wann was erledigt. In der Praxis sind digitale Kalenderlösungen aber oft noch wesentlich flexibler. Mitarbeiter tragen ihre eigenen Termine ein und können so bekannt geben, dass sie zu einem bestimmten Zeitpunkt bereits beschäftigt sind und nicht für weitere Aufgaben zur Verfügung stehen.
Wenn dein Unternehmen bereits etwas größer ist, kann es sinnvoll sein, den „normalen“ Online-Kalender durch eine professionellere Lösung zu ersetzen. Bei uns im Betrieb setzen wir dabei auf eTermin. eTermin bietet dir die Möglichkeit der Terminautomatisierung. Kunden können darüber zum Beispiel eigenständig Termine für Beratungsgespräche bei dir buchen, die dann automatisch ihren Kundenkonten in Buchhaltungsanwendungen wie sevDesk zugeordnet werden. Auch automatisierte Erinnerungsmails sowohl für Mitarbeiter als auch Kunden sind über eTermin möglich.
Gerne unterstütze ich dich dabei, einen geeigneten Workflow für die Nutzung einer Online-Kalender- und Terminvergabelösung zu entwickeln.
Auch bei klassischen Büroaufgaben können automatisierte Reminder sinnvoll sein. Etwa um Mitarbeiter auf aktuell priorisierte Aufgaben wie die Bestellung wichtiger Artikel beim Lieferanten hinzuweisen.
